Notes de terrain · Pour les cliniques vétérinaires · · 4 min de lecture

Le téléphone, pris en charge : Helloforward pour les cliniques vétérinaires

Helloforward est un agent qui répond sur votre ligne d’affaires. Il fonctionne à l’IA, il parle comme une personne, chaleureux sans être lent, et il fait le travail de la réception : il répond, réserve avec le bon vétérinaire, répond aux textos, laisse une note. Le voici sur le téléphone d’une clinique, dans une clinique inventée appelée Harbourview Veterinary.

Deux lignes sonnent, et la réception est pleine

Rob veut les vaccins annuels de Biscuit la semaine prochaine. Sur la deuxième ligne, une minute plus tard, c’est un chien qui a mangé une barre de chocolat noir. L’agent prend le premier appel, réserve la Dre Park pour mardi 10 h 30, et écrit à Rob. Le deuxième, il le transfère tout de suite à la réception, parce que c’est votre règle pour les appels urgents, et il laisse quand même la note.

L’accueil, pendant un appel. Le numéro, l’horloge, et les notes qui attendent en dessous.
L’accueil, pendant un appel. Le numéro, l’horloge, et les notes qui attendent en dessous.
La transcription. Biscuit, vaccins annuels, mardi avec la Dre Park. Consigné avant même que le maître raccroche.
La transcription. Biscuit, vaccins annuels, mardi avec la Dre Park. Consigné avant même que le maître raccroche.

Il sait ce qui peut attendre, et ce qui ne peut pas

Il répond à partir de ce que vous lui avez dit une fois : les heures d’ouverture, les espèces que vous voyez, quels vétérinaires sont là, ce qui est urgent et où vont ces appels, le numéro d’urgence après les heures. Ensuite, il remplit les colonnes que vous avez demandées.

  • « Mon chien a mangé une barre entière de chocolat noir il y a une heure. »

    Douze kilos, il fait les cent pas : transféré tout de suite à la réception, note laissée à la seconde près.

  • « Mon chat ne mange plus depuis hier. » (après les heures)

    Pas de vomissements, pas de difficulté à respirer : 8 h 15 avec la Dre Osei, et le numéro d’urgence au cas où la nuit tournerait mal.

  • « Est-ce que vous voyez les lapins? »

    Répondu en français : oui pour les lapins, un samedi sur deux, examen réservé à 9 h 30.

Le journal des appels sur un bureau. Le maître, le numéro, l’animal, un résumé. La recherche retrouve le nom d’un animal, un maître, ou n’importe quel mot dit.
Le journal des appels sur un bureau. Le maître, le numéro, l’animal, un résumé. La recherche retrouve le nom d’un animal, un maître, ou n’importe quel mot dit.

Les textos, traités de la même façon

Un texto envoyé à votre ligne reçoit le même soin : une confirmation quand le rendez-vous est pris, une réponse quand c’est une question, et vos propres mots quand c’est une réponse de vétérinaire à donner.

Toutes les conversations de la ligne.
Toutes les conversations de la ligne.
Rob demande des nouvelles des analyses sanguines. La Dre Osei répond elle-même, dans le même fil : reçues, et normales.
Rob demande des nouvelles des analyses sanguines. La Dre Osei répond elle-même, dans le même fil : reçues, et normales.

Appelez votre propre ligne, et elle travaille pour vous

La ligne connaît votre numéro. Appelez la clinique depuis votre téléphone et elle devient votre assistant : ce qui est entré durant la nuit, rappelez-moi d’appeler les Henderson, qui a appelé après la fermeture. Un texto à la ligne fait la même chose.

La Dre Osei, qui appelle sa propre ligne. Deux appels d’après les heures relus, un rappel programmé.
La Dre Osei, qui appelle sa propre ligne. Deux appels d’après les heures relus, un rappel programmé.
La note qu’il a créée à partir d’un appel. D’où elle vient, de qui il s’agit, une touche pour la fermer.
La note qu’il a créée à partir d’un appel. D’où elle vient, de qui il s’agit, une touche pour la fermer.

Un assistant entre les rendez-vous

Chaque entreprise a son propre assistant. Demandez-lui en mots simples : confirmer les rendez-vous de demain, qui attend un rappel, même dose, 30 jours. Il lit le calendrier et le journal des appels, alors il sait déjà.

Demain confirmé avec les rappels de jeûne, et un renouvellement qu’il n’a pas voulu accorder sans vous.
Demain confirmé avec les rappels de jeûne, et un renouvellement qu’il n’a pas voulu accorder sans vous.

Toute l’équipe

Ajoutez chaque vétérinaire et la réception comme membres de l’équipe. Les maîtres peuvent réserver avec le vétérinaire en qui ils ont confiance, chaque vétérinaire voit son propre horaire, et chaque place a son propre assistant. Dix dollars par mois par personne. Les rendez-vous se synchronisent avec Google Calendar si vous l’utilisez.

La semaine, vétérinaire par vétérinaire. La Dre Osei en orange, la Dre Park en bleu, le bloc de chirurgie en gris.
La semaine, vétérinaire par vétérinaire. La Dre Osei en orange, la Dre Park en bleu, le bloc de chirurgie en gris.
L’équipe. Pour qui l’agent peut réserver, qui se connecte, qui a un assistant.
L’équipe. Pour qui l’agent peut réserver, qui se connecte, qui a un assistant.

L’installation

I

Renvoyez votre ligne

Gardez le numéro de la clinique. Renvoyez les appels que la réception n’arrive pas à prendre, et tout ce qui entre après les heures. Ou prenez un nouveau numéro local.

II

Décrivez la clinique

Heures d’ouverture, espèces que vous voyez, vétérinaires et leurs journées, ce qui est urgent et où vont ces appels, votre numéro d’urgence après les heures. Quelques minutes, une seule fois.

III

Appelez-le vous-même

Faites sonner la ligne, réservez un examen pour un chat imaginaire, regardez-le apparaître au calendrier. Changez ce que vous voulez depuis l’application.

Les codes de renvoi d’appel de chaque fournisseur sont dans cette note. Harbourview et toutes les personnes dans ces écrans sont inventées; les écrans, eux, sont le vrai produit.

Le prochain appel est pris en charge.

Configuration en quelques minutes. Premier mois gratuit, sans carte.

Commencez votre mois gratuit

Ou écoutez-le répondre d’abord. Il s’occupe d’une entreprise de plomberie de démonstration; le vôtre répondrait pour votre entreprise.

(236) 205-5757 (239) 366-4669

D’autres notes de terrain

Toutes les entrées